Beneficios de los canales informales de comunicación en Proyectos de IT
¿El uso masivo de los smatrtphones y los softwares de redes sociales generan un nuevo paradigma para la Gestión de Comunicaciones de Proyectos?
Aclaremos
que cuando decimos “Proyectos de gran envergadura”, estamos
hablando de aquellos proyectos donde:
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Intervienen más de 100 personas en forma directa o indirecta, con diferentes profesiones, roles y perfiles.
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Pueda existir dispersión geográfica entre los equipos de trabajo.
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Existan varios stackeholders involucrados.
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Pueda haber diferentes administradores de proyectos que deben actuar en forma coordinada.
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Intervengan en forma directa o indirecta auditores interno y/o externos.
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Exista un impacto ambiental y/o social.
Sin
lugar a dudas, el diseño, implementación y seguimiento de la
gestión de las comunicaciones entre las personas e instituciones
involucradas en un proyecto, es un factor crítico de éxito y por
ello el PMBok dedica un capítulo específico al tema.
Como definición adecuada, podemos decir que se
entiende por Gestión de las Comunicaciones de proyecto, a todos
aquellos procesos requeridos para la generación, recopilación,
distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final
de la información del proyecto, de manera que sea adecuada y
oportuna.
Las
herramientas para la distribución formal de la comunicación que
suelen utilizarse, van desde los clásicos y conocidos documentos,
ayudas memoria y correos electrónicos hasta las más modernas
herramientas WEB de tipo colaborativa, software para
videoconferencias y oficinas virtuales.
Sin
embargo con la irrupción y masificación de smartphones con
procesadores cada vez más potentes y un amplio mercado de software
disponible tanto para Android, Windows o IOS, permitieron que estos
dispositivos se incorporen rápida y silenciosamente como un medio y
una herramienta para la comunicación entre los integrantes de un
proyecto.
Más
allá de los interminables debates y discusiones que podamos plantear
sobre los aspectos sociológicos y antropológicos de la influencia
de los celulares y las redes sociales en el comportamiento de las
personas, tenemos que analizar como impactan en sus actividades
profesionales y aprovechar los beneficios potenciales que pueden
otorgar.
Smartphone,
grupos de Whatsapp y canales informales de comunicación
Es
interesante observar como ese comportamiento natural que tienen las
personas de formar parte de grupos sociales, como por ejemplo
Whatsapp, se ha extrapolado a los proyectos, y donde los grupos de
trabajo se crean, amplían y maduran conforme avanza el proyecto.
De
la misma manera que en la vida social, los grupos profesionales se
crean en forma espontánea y por afinidad. Esa afinidad puede darse
por compartir un equipo de trabajo, una misma línea de pensamiento
intelectual y profesional, pero fundamentalmente porque el grupo esté
integrado por personas que colaboren activamente con el cumplimiento
del objetivo que se le ha sido asignado. La información que se
trasmite a través del grupo va desde cosas triviales como consultar
en que sala se hace una reunión, a que hora nos encontramos en un
aeropuerto hasta información técnica inherente al proyecto.
A
medida que el proyecto va evolucionando y los equipos de trabajo se
van acoplando en las tareas diarias, estos grupos informales
evolucionan y van incorporando nuevas personas o se van creando
nuevos grupos por distintas temáticas, los cuáles pueden estar
compuestos por clientes y proveedores, pares de distintas áreas,
líderes y administradores de proyectos y siempre siguiendo el
criterio de afinidad laboral y fidelidad con el objetivo propuesto
para el grupo.
Dado
que éstos canales de comunicación interactiva se presentan de
manera espontánea, son cerrados pero contienen información del
proyecto y están por fuera del Plan de Comunicaciones del proyecto,
los denominaremos “Canales informales de comunicación”.
Los
canales informales de comunicaciones mantiene las mismas propiedades
que los canales formales, sin embargo aportan otros beneficios tales
como:
-
Los issues que no pueden resolverse en un grupo escalan naturalmente a los grupos superiores y de no resolverse terminan en los canales formales de comunicación.
-
Los issues quedan circunscriptos a los grupos que están imbuidos del conocimiento para solucionarlos, lo cual evita que dentro del canal de comunicación ingrese “ruido”, producto de opiniones de personas que no conocen los pormenores del proyecto y que complican la solución o elevan alertas innecesarias.
-
Los grupos están comunicados en todo horario, por ello es ideal para acelerar la resolución de problemas. Además se adapta perfectamente para aquellos proyectos donde hay diferencias horarias.
-
Los canales informales son de bajo costo para la organización.
-
Los canales informales pueden ser insumos de los canales formales o transformarse en canales formales.
Como
ejemplo del último punto mencionado y como experiencia personal, en
un proyecto de IT con dispersión geográfica y diferencia horaria,
diseñamos un canal informal específico para emergencias a manera de
prototipo, con integrantes multisectoriales seleccionados y donde
además incluimos a los Administradores de Proyectos.
Era
muy interesante observar como ante una emergencia, cada integrante
del grupo y en forma coordinada accionaba sobre el problema e iba
comunicando los avances hasta la resolución final. Luego los
Administradores de Proyecto utilizaban los canales formales para
comunicar lo sucedido, es decir el canal informal era un insumo para
los canales formales de comunicación del proyecto.
Sin
dudas el nuevo escenario de las comunicaciones personales y grupales,
ha evolucionado y madurado lo suficiente, como para ser tenido en
cuenta por los Administradores y los estándares internacionales como
una nueva alternativa, que con el tiempo se transformará en un nuevo
canal formal para los proyectos.
Excelente artículo.
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