Monitoreo continuo y auditoría online mediante el uso de tecnología

¿Qué otros riesgos, sino los que comprometen la propia vida como para darnos una lección sobre “cuidado intensivo” en las organizaciones?

No es casualidad que a los pacientes que ingresan a un establecimiento hospitalario en estado crítico e inestable, para poder sobrevivir se les deba prestar atención más  especializada en las bien llamadas “Unidades de Cuidados intensivos” donde se realizan labores asistenciales de la especialidad.

Estas unidades se caracterizan por contar con tecnología de alta complejidad que permite mediante la medición y cuidado continuo que los conocimientos científico-tecnológicos requeridos se traduzcan en menos complicaciones, menos secuelas, mejor calidad de vida y mayor probabilidad de recuperación (menor mortandad).

De esto se trata el monitoreo o supervisión permanente en las organizaciones. Es una técnica que comenzó a aplicarse en algunas  empresas hace algunos años en forma algo tímida y que hoy se presenta como “el futuro del control y de la auditoría”.

A esta altura, cualquier artículo podría intentar esbozar una clara y precisa definición sobre el tema que da título al mismo. En este caso, la definición no será la de la Real Academia Española, puesto que las palabras “Monitoreo” y “Monitorear” no se hallan contemplados dentro del vocabulario existente en el idioma español. Lo más cercano es “Monitorizar”, cuya definición, nuevamente ligada a la medicina nos dice que se trata de “observar mediante aparatos especiales el curso de uno o varios parámetros fisiológicos o de otra naturaleza para detectar posibles anomalías”. No nos disgusta esta definición, pues se acerca bastante a lo que entendemos como buenas prácticas en la materia.

El monitoreo es un proceso que se supone inmerso dentro de la llamada función ejecutiva y hace referencia a la supervisión necesaria para la ejecución de la estrategia, procesos, actividades, controles, y conductas encaminados al logro de objetivos. Es el proceso por medio del cual los líderes en las organizaciones pueden asegurar de manera razonable que el proceder de la organización está en caminado adecuada y eficazmente hacia un resultado final, evitando las posibles desviaciones que pudieran presentarse.

Monitoreo Continuo (una cuestión de frecuencia)

Un buen management debería continuamente tomar muestras sobre el funcionamiento de sus controles y concluir acerca de su adecuación para mitigar riesgos significativos. Si el sistema de control está bien diseñado y es revisado frecuentemente, se contará con la tranquilidad de que las debilidades de control relacionadas con potenciales errores, omisiones y fraudes significativos serán prevenidas y, en su defecto, detectadas para que se lleven a cabo acciones correctivas por parte de los responsables que correspondan.

Lo anterior no significa que tengan que revisarse todas las actividades y controles, como tampoco que deba hacerse al mismo tiempo. El método, frecuencia y grado de automatización para realizarlo dependerá de un cuidadoso y nada sencillo análisis.

Existe metodología que puede aplicarse para determinar con claridad razonable qué controles y qué comprobaciones debieran automatizarse para detectar situaciones “anómalas” y con qué frecuencia realizarlas.

Selección de la tecnología existente para implementar. Monitoreo Continuo

Imaginémonos un tablero de control que nos dé en forma inmediata un panorama sobre cómo están funcionando los controles dentro de cada proceso y un “doble click” sobre las alertas arrojará supuestos  problemas que necesitan ser  verificados. Esta imagen no está alejada de lo que propone este método.

Las tecnologías de Business Intelligence (BI) eficazmente implementadas permiten al usuario dar respuestas a sus consultas referidas en este caso al funcionamiento de sus actividades de control, tomando datos, transformándolos en información, luego en conocimiento y entonces en inteligencia para finalmente traducirse en beneficios tangibles a través de adecuadas  decisiones de negocio. Presenta la ventaja de una evaluación inteligente e ininterrumpida de las operaciones, sus riesgos y controles.

De esta forma, el Monitoreo Continuo implica la generación de notificaciones oportunas (alertas) sobre deficiencias de control y otras debilidades en procesos y controles, de los cuales el responsable de control hace un seguimiento para la mejora continua del proceso en particular y de la organización en general.

Cuando de una implementación nueva se trate (de no ser posible aprovechar alguna tecnología preexistente en la organización), resulta altamente recomendable el uso de las nuevas tecnologías de “Análisis en Memoria” y mediante la utilización de “Modelo Asociativo de Datos”. Para conseguir estos tiempos de respuesta tan buenos, emplean lo que se denomina una “nube de datos” residente en memoria. No usan un “modelo relacional” tradicional ni los “clásicos cubos”.Algunos puntos clave para garantizar el éxito de una implementación de Business Intelligence para Monitoreo Continuo.

Si bien no existen fórmulas mágicas para ninguna implementación, en nuestra experiencia, y por haber participado de muchas, podemos decir que las herramientas utilizadas para el monitoreo permanente o auditoría online, deben caracterizarse por: ser muy fáciles de usar (la dificultad puede ser una de las barreras más importantes para que comiencen a utilizarse); proveer resultados instantáneos o muy rápidos (la frustración es una de las causas de abandono de este tipo de proyectos); se debe tender a implementaciones rápidas y de a un proceso o ciclo por vez (entre 1 a 3 meses promedio por proceso dependiendo de la complejidad del mismo); ser “adictiva” (en el buen sentido de la palabra, de manera tal de que los usuarios disfruten de esta nueva metodología y tecnología, probando, aprendiendo y siendo autodidactas por gusto propio, además de todo el necesario entrenamiento que debe impartirse); tener una interfaz muy intuitiva y amigable; estar orientada para dar buena información y “transformar lo complejo en simple” y proveer tanto visión de alto nivel como análisis en profundidad.

Monitoreo Continuo + la Auditoría Online = Aseguramiento Continuo

Muchas veces es el área de Auditoría interna quien toma la posta de la supervisión permanente, debido a su gran experiencia en análisis procesos, riesgos y controles.

Cuando ambas partes dan mayor tecnología e inteligencia al control y a las comprobaciones, estamos hablando de Aseguramiento Continuo. Existen en algunas organizaciones en el país con importantes implementaciones de lo que se denomina “Auditoría a Distancia”. Me ha tocado en más de una oportunidad compartir experiencias y conferencias con auditores internos de YPF, Tenaris y Banco de Galicia (excelentes ejemplos de lo aquí tratado) y en algunos de estos casos colaborar en implementaciones. No se trata de cientos de indicadores y no se pretende recrear la NASA, sino de tener algunas decenas distribuidos en los procesos críticos de la organización.

Si bien esta metodología no implica dejar de lado lo que se venía haciendo, reemplazar parte de la auditoría interna por este enfoque resulta altamente efectivo, ya que dará la sensación en la organización de que “el auditor está en todos los temas importantes”, y mejor aún: será la pura realidad. Existe una mayor presencia de auditoría con igual dotación. A su vez la organización se sentirá “sanamente observada” por una “gran cámara que todo lo ve”. No se verifica el cumplimiento de los procesos y controles sólo de manera muestral, sino que es posible analizar fallas o debilidades dentro del universo de los registros.

Considerando que una organización pierde (según encuestas internacionales de la Asociación Examinadora de Fraudes de los EEUU, ACFE) entre el 2 y el 7% de su facturación por hechos de fraude, esta técnica y tecnología ayudará a descubrir naturalmente mayor cantidad de fraudes. Al respecto tengamos en consideración que en promedio solo el 10% del fraude sale a la luz.

El concepto propuesto puede aplicarse en cualquier organización, sin importar el tamaño, actividad, si es pública o privada, con o sin fin de lucro. Tampoco son condicionantes las tecnologías de información que utilice.

Hoy “no son los grandes quienes se comen a los pequeños… son los veloces los que se comen a los lentos”. Y en esta línea de pensamientos, el control interno es un gran escudo para las organizaciones que está pidiendo mayor frecuencia y velocidad. Son los jóvenes profesionales quienes más aptos están para la introducción de nuevas y mejores tecnologías.

El monitoreo es un proceso que se supone inmerso dentro de la llamada función ejecutiva y hace referencia a la supervisión necesaria para la ejecución de la estrategia, procesos, actividades, controles, y conductas encaminados al logro de objetivos.

Autor: Carlos F. Rozen, profesor de Control Interno y Procesos Administrativos, UCEMA.

Fuente: Revista UCEMA, Agosto 2012